Przetargi jak to działa?
„Profesjonalizm nie polega na noszeniu drogich garniturów ani noszeniu teczki. Chodzi o bycie najlepszym w tym, co robisz.”
Tom Peters
Dlaczego warto brać udział w przetargach?
Bardzo często klienci zanim zaczną korzystać z naszego portalu zadają to pytanie. Pierwszy powód jest bardzo oczywisty - jest to szansa na zdobycie nowych kontraktów. Na rynku zamówień publicznych codziennie pojawiają się setki ogłoszeń o nowych postępowaniach przetargowych. Dzięki naszemu portalowi otrzymasz dostęp do ok. 650 tys. informacji przetargowych, gdzie na pewno znajdziesz coś co Cię zainteresuje. Warto również wspomnieć, iż umowy zawierane z instytucjami publicznymi stanowią pewne źródło dochodu. Z wypłacalnością na rynku komercyjnym bywa różnie. Większość firm płaci z opóźnieniem, a część wcale. Skalę zatorów płatniczych pokazują dane Krajowego Rejestru Długów. Według najnowszych informacji (IV 2023 r.) zadłużenie polskich firm sięga 9,07 mld zł. Kontrahentom nie płaci 264,5 tys. przedsiębiorstw, a średnie zadłużenie każdego z nich wynosi 34,3 tys. zł. Dla 68 % firm zatory płatnicze są barierą w prowadzeniu działalności gospodarczej. W przypadku instytucji publicznych masz gwarantowaną i bezpieczną płatność. Zamawiający mają ustawowy obowiązek płacenia w terminie każdej faktury. Co więcej obecnie w każdej umowie zawartej zgodnie z ustawą Pzp trwającej dłużej niż 6 m-cy znajdują się zapisy dotyczące waloryzacji, a więc będziesz miał możliwość zwiększenia wartości swojego kontraktu.
Kolejnym powodem dla którego warto brać udział w przetargach jest niska konkurencyjność na rynku zamówień publicznych. W 2022 r. średnia liczba złożonych ofert podczas jednego postępowania przetargowego wynosiła niewiele ponad 2, co daje Ci prawie 50% szanse na zdobycie kontraktu. Już sam udział w postępowaniach przetargowych sprawia, że stajesz się widoczny na rynku, na stronach internetowych instytucji publicznych pojawia się informacja, że złożyłeś ofertę, co wzmacnia Twoją reputację na rynku. Zaczynasz być kojarzony z wykonywaną działalności a co za tym idzie zwiększa się rozpoznawalność Twojej marki. Podpisany kontrakt z instytucjami publicznymi podnosi Twoją wiarygodność na rynku, a wykonanie jego należycie sprawia, że Twoja reputacja rośnie. Startując w przetargach zwiększasz konkurencyjność swojej firmy. Już sam proces przygotowywania ofert sprawia, że jesteś „zmuszony” do dogłębnej analizy swoich możliwości oraz kosztów związanych z realizacją danego zamówienie. Czym więcej czasu poświęcasz tego typu działaniom tym większą przewagę zyskujesz na rynku.
Katarzyna Wójciga
Specjalista ds. Zamówień Publicznych
DTK&W Zespół Ogłoszeniowy
Zamówieniami publicznymi zajmuje się od 13 lat. Wiele lat przepracowała w dziale zamówień publicznych jednego z największych szpitali uniwersyteckich w Polsce. Zdobyła tam doświadczenie i poznała sposób myślenia zamawiających. Obecnie od 2 lat pomaga wykonawcom w ich codziennych zmaganiach z zamówieniami publicznymi. W czasie wolnym lubi wsiąść na rower i jeździć po leśnych ścieżkach.
Popularne mity o przetargach.
„Przetargi publiczne są ustawione”
Często słyszę od klientów o „ustawionych” przetargach czy też takim opisie przedmiotu zamówienia, który może zrealizować tylko jedna konkretna firma. Należy jasno i wyraźnie powiedzieć, że zamawiający nie może w taki sposób opisywać przedmiotu zamówienia. Jeżeli w którymś postępowaniu zauważysz takie zapisy należy poinformować o tym zamawiającego, wskazując na niezgodności. Jeśli zamawiający po takiej informacji nie dokona żadnej zmiany w dokumentacji postępowania należy złożyć odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej. Pamiętaj zamawiający nie może naruszać zasady zachowania uczciwej konkurencji. W ramach oferowanej przez nas usługi konsultacji pomożemy Ci w powzięciu dalszych kroków w celu zmiany decyzji zamawiającego. Należy jednak pamiętać, że takie kroki trzeba podjąć w przewidzianych do tego ustawowych terminach.
Brak spełnienia wymagań określonych przez zamawiających eliminuje mnie z przetargu.
To, że Twoja firma nie spełnia wymaganych warunków określonych przez zamawiającego w dokumentacji postępowania jeszcze nie oznacza, że masz już ten przetarg przekreślić. Możesz złożyć ofertę razem ze wspólnikiem w ramach tzw. konsorcjum, gdzie wasze zasoby można zsumować, aby spełniały wymagania zamawiającego. Kolejną opcją jest znalezienie firmy, która użyczyłaby Ci wymaganych zasobów. Jeśli zamawiający wymaga abyś posiadał gotówkę na koncie lub zdolność kredytową na odpowiednim poziomie, współpracująca z Tobą firma może użyczyć Ci tego zasobu na czas realizacji zamówienia. To samo tyczy się doświadczenia. Tak doświadczenie też może zostać użyczone, warunkiem takiego użyczenia jest osobisty udział użyczającego w realizacji zamówienia.
Umowy o zamówienie publiczne są bardziej korzystne dla zamawiającego.
To prawda, że zamawiający tworzy umowy i to prawda, że nie masz do końca wpływu na jej zapisy. Jednak polski ustawodawca zadbał o to, aby umowy o zamówienie publiczne nie były jednostronne. W umowie o zamówienie publiczne w przypadku ograniczenia zakresu zamówienia musi znaleźć się informacja o minimalnej wielkości lub wartości kontraktu, która zostanie zrealizowana. Musi również zostać wskazana łączna maksymalna wysokość kar umownych. W każdej umowie zawartej na okres dłuższy niż 6 m-cy powinny znaleźć się zapisy dotyczące waloryzacji wynagrodzenia, co jest niezwykle istotne w obecnej sytuacji na rynku.
Jak wystartować w przetargu?
A) Znajdź przetarg, którym jesteś zainteresowany
Skorzystaj z przeglądarki znajdującej się w Serwisie https://www.oferty-biznesowe.pl i znajdź przetarg, który spełnia twoje kryteria
B) Zapoznaj się z całą dokumentacją postępowania.
W serwisie https://www.oferty-biznesowe.pl/ po wybraniu konkretnego postępowania przetargowego, zostaniesz przekierowany do strony postępowania oraz będziesz miał możliwość pobrania całej dokumentacji przetargowej klikając w jeden link. W skład dokumentacji przetargowej zazwyczaj wchodzi Specyfikacja Warunków Zamówienia (SWZ), załączniki do SWZ oraz ogłoszenie. To właśnie w SWZ znajdziesz najważniejsze informacje dotyczące zamówienia.
C) Sprawdź w dokumentacji czy zarówno Twoja firma jak i Twój oferowany produkt spełnia wymagania stawiane przez zamawiającego.
W SWZ znajdziesz taki punkt jak warunki udziału w postępowaniu, tam zweryfikujesz czy twoja firma spełnia warunki określone przez zamawiającego, jeśli nie - nie ma przeciwskazań żebyś z inna firmą założył konsorcjum w celu wspólnego spełnienia warunków udziału w postępowaniu lub spełnił te warunki przy pomocy podmiotu, który na czas trwania zamówienia użyczy Ci niezbędne zasoby. W formularzu asortymentowo-cenowym lub opisie przedmiotu zamówienia znajdziesz wymagania odnoszące się do przedmiotu zamówienia. Sprawdź czy zaoferowany/a przez Ciebie produkt/usługa spełnia określone wymagania.
D) Dopytaj zamawiającego o wyjaśnienie lub poproś o zmianę wymogów.
Jeśli w dokumentacji przetargowej zamawiający określił wymagania, które według Ciebie są nieproporcjonalne do przedmiotu zamówienia, możesz zwrócić się do zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie zapisów SWZ. Jeżeli twoje zapytanie wpłynie w odpowiednim terminie zamawiający zobowiązany będzie do udzielenia odpowiedzi. W przypadku postępowania prowadzonego w trybie podstawowym, aby mieć pewność, że zamawiający odpowie na zadane pytania muszą one wpłynąć do zamawiającego nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania ofert. Zamawiający zobowiązany jest do udzielenia odpowiedzi w terminie nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert. W przypadku postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego, aby mieć pewność, że zamawiający odpowie na zadane pytania muszą one wpłynąć do Zamawiającego nie później niż na 14 dni przed upływem terminu składania ofert. Zamawiający zobowiązany jest do udzielenia odpowiedzi w terminie nie później niż na 6 dni przed upływem terminu składania ofert.
E) Wypełnij formularz oferty, formularz asortymentowo-cenowy, sprawdź czy Zamawiający wymaga wadium
W SWZ znajdziesz punkt dotyczący sposobu przygotowania oferty. Tam zamawiający wskazuje jakie dokumentu należy złożyć wraz z ofertą. Z reguły jest to formularz oferty, formularz asortymentowo cenowy, oświadczenia dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia. W SWZ znajdziesz również punkt dotyczący wadium, tam zamawiający podaje informację o tym, czy wadium jest wymagane, a jeśli tak to w jakiej wysokości dla konkretnego przedmiotu zamówienia.
F) Podpisz wszystkie dokumenty, które zamawiający wymagał oraz wpłać wadium.
Ofertę należy sporządzić w postaci elektronicznej. W przypadku postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego ofertę oraz dokumenty z nią składane należy podpisać profilem zaufanym, podpisem osobistym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadku oferty składanej w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego ofertę oraz dokumenty z nią składane podpisujemy tylko kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli zamawiający wymagał wniesienia wadium to należy zastanowić się czy będziesz wnosił je w pieniądzu na rachunek bankowy zamawiającego czy skorzystasz z gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej. Niezaleznie od tego w jaki sposób wniesiesz wadium musi ono być wniesione w terminie składania ofert. Wadium wniesione w pieniądzu musi znaleźć się na rachunku bankowym zamawiającego do terminu składania ofert. Zaś wadium wniesione w gwarancji należy złożyć razem z ofertą.
G) Złóż ofertę wraz z załącznikami na stronie prowadzonego postępowania przed terminem składania ofert.
Ofertę należy złożyć w terminie składania ofert wyznaczonym przez zamawiającego na stronie internetowej prowadzonego postępowania wskazanej przez zamawiającego. Z reguły tuż przed terminem otwarcia ofert zamawiający publikuje na stronie internetowej kwotę, którą zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
H) Po otwarciu ofert na stronie zamawiającego pojawi się informacja o złożonych ofertach.
Po terminie otwarcia zamawiający na stronie internetowej prowadzonego postępowania udostępnia informację o wykonawcach, którzy złożyli oferty w danym postępowaniu oraz oferowanych przez nich cenach. Już po analizie tego dokumentu będziesz miał wstępną wiedzę czy twoja oferta ma szansę stać się najkorzystniejszą w tym postępowaniu.
I) Obserwuj poczynania Zamawiającego, jeśli Zamawiający wybierze ofertę, która według Ciebie nie spełnia wymagań - przedstaw Zamawiającemu swoja opinię na ten temat.
Po otwarciu ofert zamawiający może zwracać się do Ciebie z wezwaniami: do wyjaśnienia treści złożonej przez Ciebie oferty, do uzupełnienia dokumentów, do wyjaśnienia zaoferowanej przez Ciebie ceny (jeśli zamawiający uzna ja za rażąco niską). Na wszystkie wezwanie należy odpowiadać w terminie wskazanym przez zamawiającego. Brak odpowiedzi na niektóre z wezwań może skutkować nawet odrzuceniem oferty z postępowania przetargowego i zabraniem wadium. Jeśli zamawiający wybierze jako najkorzystniejszą ofertę, która według Ciebie nie spełnia warunków opisanych w SWZ, należy wystosować do zamawiającego pismo w tym temacie. W przypadku braku reakcji zamawiającego możesz wnieść odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej.
Nie masz czasu, nie lubisz biurokracji, potrzebujesz pomocy?
Jesteśmy firmą, która świadczy usługi kompleksowe. Możemy Ci pomóc nie tylko za pośrednictwem indywidualnych konsultacji, ale również wesprzeć Cię przygotowując ofertę lub inne dokumenty wymagane przez zamawiającego tak by zwiększyć Twoje szanse na zdobycie kontraktu. Jeżeli już startujemy w przetargu czyż nie po to by wygrać? Zapytaj swojego opiekuna jak nabyć usługę wsparcie przetargowego i jak działa współpraca ze specjalistą z wieloletnim doświadczeniem w zamówieniach publicznych.
Narzędzia, które pomogą rozwinąć Twój biznes bez względu na to czy startujesz w przetargach czy jesteś podwykonawcą.
Błyskawiczny czas reakcji dzięki https://www.oferty-biznesowe.pl/
W przypadku przetargów kluczowy jest czas. Dlaczego? Bo przy części z nich mamy tylko 7 lub14 dni na złożenie kompletnej oferty. To bardzo mało. Dlatego korzystając z naszego portalu codziennie dostajesz dopasowane do Twoich potrzeb przetargi by nie zmarnować nawet jednego dnia na przygotowanie oferty. Dodatkowo, jeśli chcesz możemy specjalnie dla Ciebie przeszukać naszą bazę pod kątem zwycięzców przetargów na konkretny przedmiot zamówienia - dzięki temu dowiesz się jak kształtują się ceny u Twojej konkurencji oraz jak te ceny wyglądają w różnych rejonach Polski. Taki raport pozwoli Ci zaoszczędzić czas i sprawi, że Twoja firma stanie się jeszcze bardziej konkurencyjna na rynku, a przy okazji dowiesz się czegoś więcej o swojej konkurencji.
Indywidualne Konsultacje z naszym specjalistą.
Chesz wejść z nowym produktem na rynek i nie za bardzo wiesz, jak go wycenić? W tej sytuacji nasz raport podpowie Ci jakie jest zapotrzebowanie na dany produkt w różnych rejonach Polski oraz jak kształtują się ceny. Indywidualne konsultacje ze specjalistą z wieloletnim doświadczeniem zarówno po stronie zamawiającego przy sporządzaniu dokumentów zamówienia jak również po stronie wykonawców przy przygotowywaniu ofert sprawią, że zamówienia publiczne staną się bardziej jasne i przystępne dla Ciebie. A wszelkie wątpliwości pojawiające się przy procedurze przetargowej zostaną szybko rozwiane.
Lista przetargów w formacie Excel/XLS.
Zaawansowana wyszukiwarka na naszej stronie https://www.oferty-biznesowe.pl/ pomoże Ci w wyszukiwaniu dowolnych branż, dat, słów kluczowych czy wyników przetargów. Dodatkowo znajdziesz tam mnóstwo ogłoszeń komercyjnych oraz uzyskasz możliwość opublikowania swoich ogłoszeń. Lista przetargów w formacie Excel/XLS, którą będziesz od nas otrzymywał codziennie pozwoli Ci na szybkie sortowanie i filtrowanie dużych porcji informacji. Właśnie dlatego przygotowujemy ją w tym formacie specjalnie dla Ciebie. Dzięki XLS szybko dotrzesz do źródła oraz informacji dla Ciebie szczególnie istotnych.
Podsumowanie
Udział w przetargach to pewne pieniądze na wyciągnięcie ręki. Mała konkurencja i długoterminowe zlecenia, to jest to o czym marzy każdy wykonawca. Jeżeli jednak nie chcesz lub nie masz możliwości by startować w przetargach wiedza o tym kto wygrał i na jakich warunkach pozwoli Ci łatwo i szybko znaleźć kontrahentów. By nie tylko startować, ale też wygrywać w przetargach przyda się bieżąca informacja, która trafia do Ciebie tak szybko jak to możliwe. Raporty dotyczące wygranych przetargów i informacja o cenach pozwolą Ci na skalkulowanie konkurencyjnej oferty. To w połączeniu ze wsparciem naszych specjalistów, którzy znają zamówienia publiczne również od strony zamawiającego daje gwarancje złożenia poprawnej oferty i tym samym przybliża Cię do wygrania kontraktu Know how, nowoczesne technologie, wieloletnie doświadczenie, profesjonalizm, i ogromny zespół analityków IT to wszystko by pomóc Ci w rozwoju Twojej firmy.
Dziękuję, Ci za zapoznanie się z powyższą instrukcją i życzę samych intratnych kontraktów.
Katarzyna Wójciga
Specjalista ds. Zamówień Publicznych
DTK&W Zespół Ogłoszeniowy Sp. z o.o.
